Resevillkor vid konferenser och övriga arrangemang

1. Definitioner mm.
Ett arrangemang föreligger när lokaler eller aktiviteter tillhandahålles med eller utan logi och/eller förtäring, t.ex. för konferens eller gruppbeställning. Beställare är den person – juridisk eller fysisk – som är betalningsskyldig för arrangemanget. Leverantörer den anläggning som levererar arrangemanget. Beställningens värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster.

2. Beställning
Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Leverantören skall bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt.

3. Förskott
Ett förskott på 25 procent av bekräftat belopp förfaller till betalning inom 10 dagar från fakturans datum. Faktura på förskottsbeloppet sänds omgående efter bekräftad bokning. Betalas inte förskottet är beställningen inte bindande för leverantören.

4. Särskilda önskemål vid beställning
Har beställaren särskilt önskemål gällande t.ex. specialkost, husdjur eller anpassning av inredning till kunder med funktionshinder, bör dessa framföras redan vid beställningstillfället. Detsamma gäller om beställaren kräver särskilda säkerhetsarrangemang.

5. Värdefull egendom
Om beställaren vill ta med sig egendom av högt värde och förvara den i leverantörens förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, skall beställaren upplysa leverantören om detta. Vid stöld eller liknande är leverantören ersättningsskyldig endast om leverantören genom skriftlig bekräftelse åtagit sig att ansvara för egendomen.

6. Avbeställning
Avbeställning skall ske skriftligt via brev eller elektronisk post och skall bekräftas av leverantören. Vid avbeställning tidigare än 82 dagar före arrangemangets första dag skall beställaren ersätta leverantören med 25 procent av värdet på beställningen. Vid avbeställning senare än 82 dagar före arrangemangets första dag skall beställaren ersätta leverantören för hela värdet på beställningen. Avbeställning av antal för aktiviteter, måltider och konferens kan ske med högst 10 procent av bokat deltagarantal och senast sju dagar före arrangemangets första dag. Vid avbeställning skall avräkning från förskottet ske med det belopp som beställaren eventuellt skall erlägga p.g.a. sen avbeställning. Skulle tvist om beställarens ersättningsskyldighet uppkomma har leverantören rätt att innehålla förskottet upp till omtvistat belopp till dess Ansvarsnämnden avgjort tvistefrågan.

7. Betalning
Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna skall betala något var för sig måste detta godkännas av leverantören. Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta inte rätt till nedsättning av priset. Betalning skall ske enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura skall beställaren utge full likvid inom 20 dagar från fakturans datum. Om betalningsfristen överskrids har leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande referensränta med ett tillägg av åtta procentenheter.

8. Reservation för prisändringar
a) Om kostnader för leverans enligt beställningen ökar till följd av höjda skatter, devalvering, myndigheters beslut eller därmed jämförbara omständigheter är leverantören berättigad att ta ut pristillägg som svarar mot kostnadsökningen.

b) Om leverantören vill reservera sig för prishöjningar av andra skäl än vad som angivits ovan, skall leverantören vid bokningstillfället tydligt ange att prisförändringar kan komma att ske.

c) Leverantören skall omgående informera beställaren när pristillägg sker.

9. Force majeure
Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför leverantörens kontroll berättigar leverantören att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.

10. Ansvar för egendom/vållande av skada
Leverantören har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i leverantörens lokaler. Skulle det visa sig att leverantören eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar leverantören för den förkomna/skadade egendomen. Leverantören ansvarar också för egendom som förvaras i av leverantören låst förvaringsutrymme, såvida inte egendomen är av särskilt högt värde. (se ovan under punkt 5). Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller dess deltagare genom försummelse vållar leverantören. Beställaren är skyldig att följa de ordningsregler, anvisningar och bestämmelser som gäller på anläggningen.

11. Om vi inte kommer överens
Vänd er i första hand direkt till oss med eventuella klagomål. Om vi inte kommer överens kan ni vända er till Ansvarsnämnden för bedömning av frågan.